Entenda o que é a auditoria Microsoft e o que você precisa saber para manter sua empresa livre de multas!
Em um cenário corporativo onde a tecnologia desempenha um papel vital, a utilização de produtos Microsoft tornou-se corriqueiro e presente na maior parte das organizações. No entanto, com grandes soluções vêm grandes responsabilidades, e a auditoria Microsoft surge como uma preocupação para muitas empresas.
Diante desse desafio, é fundamental compreender não apenas o que é uma auditoria Microsoft, mas também como enfrentá-la de maneira proativa e eficaz. Pensando nisso preparamos esse artigo. Continue a leitura!
O que é a auditoria Microsoft?
A auditoria Microsoft é um processo meticuloso de revisão e avaliação das licenças de software e do uso de produtos Microsoft em uma organização.
Esta prática não é apenas uma formalidade burocrática; ela desempenha um papel fundamental na garantia de conformidade legal, evitando possíveis penalidades e assegurando que a utilização dos produtos Microsoft esteja alinhada com os termos de licenciamento.
Como funciona a notificação da Microsoft?
Todas as empresas estão sujeitos a receber uma fiscalização da fabricante Microsoft referente aos licenciamentos de seus softwares, a fim de verificar a conformidade com suas licenças.
A Microsoft tem dois formatos de notificação: preenchimento de uma planilha chamada Posição de Utilização Atual (PUA) ou por meio do Inventário Microsoft (IM), que é uma aplicação instalada no servidor para identificar todos os produtos instalados. Na maioria dos casos, o preenchimento da planilha com as informações de todos os produtos utilizados costuma ser o método mais utilizado de auditoria.
Para o envio das informações após a notificação, é aconselhável que a empresa notificada busque o auxílio de uma consultoria, pois há formas corretas de realizar esta prestação de contas. Além disso, informações prestadas de forma incorreta, podem gerar custos altos para a organização.
Respondi a notificação, e agora?
Após o envio das informações, a Microsoft fará a análise de todas as informações inseridas na planilha e, se a empresa apresentar alguma não conformidade nas informações, serão solicitadas as notas fiscais para comprovação.
Caso a empresa notificada não tenha como comprovar a aquisição de licenças com as notas fiscais ou realmente os softwares existentes não tenham as licenças de acordo, existe um prazo de 5 à 7 dias úteis para realizar a compra em um fornecedor credenciado Microsoft.
Visto que este processo é mais comum do que se imagina, é de extrema importância que sejam armazenadas todas as notas e comprovações das aquisições das licenças. Além disso, é comum que as empresas voltem a ser notificadas e precisem repetir esse processo de tempos em tempos. Por isso, é muito importante realizar o inventário de rede.
É obrigatório responder à auditoria?
Esta resposta é muito simples: se a empresa faz uso do software, não tem motivos para não responder a notificação.
No cenário ideal onde a organização está 100% legalizada, apenas é feito o envio das informações e o processo de auditoria se encerra sem maiores dificldades. Nos casos em que a empresa faz uso, mas não tem a legalização, a Microsoft dá a oportunidade para que a notificada se legalize.
Caso a empresa não responda a notificação, existirá um trâmite judicial onde a Microsoft entrará com uma ação cobrando multas e as punições que estão previstas em lei, visto que ela é a fabricante e detentora de todos os direitos
Sendo assim, o não retorno a notificação vai se tornar mais caro visto que de qualquer forma a empresa terá que fazer as adequações adquirindo as licenças que não estavam legalizadas e ainda terá que lidar com o processo e multa.
Dicas para se prevenir
Temos algumas dicas de cuidados que devem ser tomados para garantir um processo de auditoria mais tranquilo:
Não permitir em nenhuma hipótese o uso de softwares que não tenham seu devido licenciamento. O uso indevido das licenças é crime;
Sempre manter os documentos de comprovação de aquisição das licenças, para que, em caso de notificação, a resposta possa ser imediata;
Tenha sempre um parceiro autorizado na comercialização de Microsoft. Licenças vencem e devem ser renovadas, e este parceiro ajudará a empresa a não perder esse tempo.
Conte com a ajuda de um parceiro para a auditoria
Como falamos nos parágrafos acima, é importante contar com um parceiro para auxiliá-lo a responder à auditoria da forma correta e evitar despesas extras.
Caso sua empresa receba uma notificação, a Raidbr tem uma equipe pronta para auxiliar com o processo de comprovação das informações solicitadas pela notificadora.
Nós ajudamos você no seu processo de auditoria! Fale com nossos especialistas e veja como garantir a segurança do seu negócio!
